Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Les différents évènements des OnA.
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Astrabell

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Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar Astrabell » 14 sept. 2020, 02:44

Salut à tous.

Il est temps de faire le point, suite à la réunion préparatoire à l'organisation de l'événement qui a eu lieu vendredi soir, afin que tout le monde soit informé des dernières décisions. Je vous demanderai à l'avenir d'utiliser ce topic pour toutes les questions liées à l'organisation générale plutôt que le précédent déjà ancien et long de 4 pages afin d'améliorer la visibilité et faciliter la recherche d'informations.


Je vais commencer par un rappel salutaire. :mrgreen:
Tout membre de l'Association Ork'n Azes participant à l'Orktober Fest, que ce soit en tant qu'organisateur ou en tant que joueur, est tenu de se rendre disponible pour aider à la mise en place de la salle avant le tournoi et à son rangement et nettoyage après celui-ci, sauf cas de force majeure.

Chacun doit comprendre que ce gros travail sera aisément terminé en un temps tout à fait raisonnable si chacun y met un peu du sien, mais qu'en revanche il deviendrait une corvée éreintante, chronophage et rédhibitoire s'il devait s'imposer à une petite poignée de pèlerins qui ont déjà fait l'effort de sacrifier leur weekend pour que les autres puissent jouer; et que ce fait serait inacceptable et ne pourrait conduire pour les années à venir qu'à l'impossibilité de recruter des volontaires motivés pour participer à l'organisation de telles manifestations, et donc - à terme - à une lente agonie de notre association... :no: :(


A l'heure où j'écris ces lignes, nous ne savons pas encore si nous pourrons disposer de l'Espace Boris Vian dès le vendredi après-midi, mais il semble malheureusement que ce ne sera probablement pas le cas. Par conséquent, et sauf contrordre ultérieur, le rendez-vous pour la mise en place de la salle est fixé pour tout le monde au Samedi 26 Septembre devant l'entrée de l'Espace Boris Vian à 6 heures du matin :affraid:


Cette année beaucoup de changements par rapport aux éditions précédentes vont nous être imposés par la situation sanitaire actuelle.

Je crois important de bien expliquer à tous les participants - joueurs comme orgas - la nécessité impérieuse de respecter scrupuleusement les consignes de sécurité que nous allons être tenus d'imposer à tous. Il en va de la crédibilité de notre association vis à vis des autorités locales (et tout spécialement de la municipalité). Le contexte actuel contraint ces autorités à redoubler de vigilance quant au risque potentiel de déclencher un cluster au cours d'un événement rassemblant un peu plus de 100 personnes dans un lieu clos pendant tout un weekend. Si une telle chose devait arriver je vous laisse imaginer la "publicité" pour le moins désastreuse que cela engendrerait pour la ville de La Salvetat-Saint-Gilles et pour ses dirigeants, ainsi que pour notre association (dont le Président pourrait même être pénalement responsable, le cas échéant)... :suspect: :affraid:

Dans ces conditions, il est plus que probable que nous aurons une (ou plusieurs) visite(s) de la part d'un membre de la municipalité au cours du weekend, et qu'il va de soi qu'en cas de comportement inadapté de notre part (à tous, joueurs comme orgas, encore une fois), il faudrait s'attendre à des sanctions qui pourraient nous priver du prêt annuel de l'Espace Boris Vian, voire de l'accès à la Salle Aimé Césaire ad vitam eternam, laquelle constitue - en tant qu'unique lieu de rencontre commun à tous les membres - le pilier central de notre association, sans lequel cette dernière ne pourrait continuer à exister bien longtemps. :no:

Il est donc essentiel de prendre - et de faire respecter - des mesures à même de donner aux responsables municipaux l'image d'une association bien organisée et composée de gens responsables, capable d'organiser un tel événement sans faire courir à personne de risque de contamination virale en cette période de reprise de l'épidémie de COVID 19.

Aussi, et bien que nous ayons parfaitement conscience du caractère contraignant, liberticide et désagréable pour chacun des participants de ces mesures de sécurité sanitaire, nous nous devons de les imposer et de les faire respecter. Nous sommes les premiers à en être désolés, et à en être les victimes, puisque cela va nous compliquer la tâche en nous donnant du travail supplémentaire, l'obligation de porter un équipement inconfortable (gants, masque, charlotte,...) et la nécessité de constamment veiller au respect des consignes, au risque de compromettre l'ambiance d'ordinaire si conviviale des précédents Orktober Fests. Nous présentons donc par avance nos plus sincères excuses à tous les participants pour les contraintes que nous allons devoir leur imposer, tout en espérant la compréhension et la coopération de chacun pour que le weekend reste une fête à laquelle nous serons en définitive tous heureux d'avoir participé. :cool:



Voici la liste des mesures de sécurité sanitaire qui s'appliqueront au détriment des habitudes conviviales qui sont familières aux participants accoutumés aux précédents Orktober Fests et autres Ork'n Games.

1- Le port du masque est OBLIGATOIRE en PERMANENCE à l'intérieur de l'Espace Boris Vian. Il sera seulement toléré de l'abaisser le temps de boire une gorgée de boisson ou de manger une bouchée de sandwich ou tout autre aliment ou friandise. Nous attirons l'attention des participants sur le fait qu'ils doivent prévoir un nombre suffisant de masques pour l'ensemble du weekend (au minimum 1 par demi-journée pour un masque chirurgical jetable par exemple). En cas d'oubli nous serons en mesure de leur fournir des masques chirurgicaux jetables au prix de 1€ pièce aux têtes-en-l'air.
Nous serons particulièrement intransigeants sur ce point : le port du masque n'est EN AUCUN CAS FACULTATIF. Il doit être porté EN PERMANENCE et correctement (pas sous le nez et encore moins sous le menton).


2- Les participants devront respecter la règle de distanciation physique de 1 mètre minimum qui nous est maintenant familière. La disposition des tables de jeu le permettra sans aucun effort de la part des joueurs. De plus des barrières seront posées pour délimiter physiquement un sens de circulation à l'intérieur de la salle ou pour se rendre aux toilettes, un accès au bar limité à 3 personnes maximum en même temps, et un sens unique pour entrer et sortir de l'Espace Boris Vian : l'entrée se fera par l'entrée principale et la sortie par une porte placée sur le côté de la première salle. Il faudra donc faire le tour du bâtiment pour y pénétrer à nouveau (quand on sort pour fumer une cigarette, par exemple).
De plus, l'accès à la cuisine, à l'arrière du bar et à la salle annexe sera STRICTEMENT RÉSERVÉ aux organisateurs.


3- Chaque participant (orgas compris) devra amener une photocopie recto/verso d'une pièce d'identité. Cette photocopie sera exigée si un arrêté préfectoral en cours d'élaboration (mais non encore publié à ce jour) venait à être appliqué le weekend de l'Orktober Fest. En cas d'oubli de la photocopie, nous serons en mesure d'effectuer une photocopie sur place qui sera facturée 1€ aux têtes-en-l'air.
En cas d'impossibilité de produire à la fois une photocopie et l'original de toute pièce d'identité, l'accès à la salle sera purement et simplement interdit aux dits têtes-en-l'air. Dans ce cas le montant de l'inscription ne leur serait PAS remboursé puisque les frais inhérents seraient déjà engagés, les achats déjà effectués, et que cette situation résulterait d'une erreur de leur part et non de la nôtre, puisque nous avions bien pris la précaution de les prévenir en temps utile de cette éventualité.


4- Afin d'anticiper une éventuelle interdiction de toute restauration sur place (également envisagée dans l'arrêté préfectoral en cours d'élaboration) et d'éviter les problèmes liés au respect de la distanciation physique et à la limitation des échanges d'objets potentiellement contaminables par un ou plusieurs participants qui seraient porteurs du virus sans le savoir, nous sommes au grand regret de ne pas pouvoir assurer le traditionnel repas chaud auquel les habitués sont accoutumés. :(
A la place nous organiserons un système inspiré de celui utilisé par la municipalité de La Salvetat lors du récent Forum des Associations, à savoir une distribution sans contact d'un repas froid à chaque participant.

Le repas individuel se composera le samedi de :
- un sandwich (demi-baguette) à choisir avant le 21 Septembre entre les 2 formules suivantes :
---> Jambon, beurre, emmental, tomate.
---> Emmental, tomate, concombre, mayonnaise.
- un sachet de chips.
- une pomme.
- un fondant au chocolat maison.
- une bouteille de 50 cl d'eau minérale.

Celui du dimanche se composera de :
- un sandwich (demi-baguette) à choisir avant le 21 Septembre entre les 2 formules suivantes :
---> Poulet, mayonnaise, tomate, salade.
---> Fromage de chèvre, carotte, radis, salade.
- un sachet de chips.
- une pomme.
- un gâteau au yaourt maison.
- une bouteille de 50 cl d'eau minérale.

Une fois sa poche-repas récupérée chaque participant pourra aller manger soit dans la salle à sa table de jeu, soit à l'extérieur (un barnum est prévu si le temps est pluvieux).


5- Un soin particulier sera apporté au nettoyage et à la désinfection des espaces communs, tout particulièrement au niveau des toilettes, du bar et de la cuisine. Les orgas chargés de préparer les repas froids seront équipés de tabliers stérilisés, de gants et de charlottes et du gel hydroalcoolique sera à la disposition de tous sur les tables de jeu, dans les toilettes et sur le bar.


6- Le respect des consignes de sécurité sera exigée de chacun. Un oubli accidentel sera bien entendu toléré et ne fera l'objet que d'un rappel à l'ordre amical. En revanche, des manquements répétés à ces consignes ou une attitude déplacée à l'égard desdites consignes conduira à l'expulsion pure et simple du ou des individus concernés. Et il ne s'agit pas d'une menace en l'air : si vous n'êtes pas disposés à respecter cet ensemble de mesures contraignantes, désinscrivez-vous avant le 21 Septembre, ne venez pas et nous vous rembourserons. Dans le cas contraire, veuillez les respecter scrupuleusement.


L'effectif de l'équipe d'organisation est le suivant :
- Neuvième Âge : Destro.
- ASOIF : Gunthar.
- KoW : Knurlnien.
- Organisation générale : les esclaves dénommés Pi-ngue, Uruk, Zapan et Zeus.
- Cuistot en chef martyrisant les malheureux esclaves de l'organisation générale : Txutxo.
- Volontaires qui pourront donner un coup de main en fonction de leur disponibilité, notamment pendant les "coups de feu" (mise en place et rangement de la salle, arrivée des joueurs le matin, distribution des repas de midi, apéro/pizza le samedi soir entre orgas) : Bière, Barth et (éventuellement, si le détournement en douce des fonds de l'association lui en laisse le temps) Galladur.
- Organisateur-dictateur en chef dont le rôle consistera essentiellement à faire bosser les autres sans rien faire lui-même, tout en s'attribuant tous les mérites (sauf en cas de cagade, où il se dégagera de toute responsabilité sur ses malheureux subordonnés accablés d’opprobre en plus de l'être de travail harassant) : votre serviteur aka ZE BOSS ! :astrabell:
:lol!:



Si l'un des participants à la réunion constate que j'ai oublié quelque chose, qu'il n'hésite pas à le signaler ici. ;)

.
Dernière modification par Astrabell le 14 sept. 2020, 03:03, modifié 1 fois.
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Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar Astrabell » 14 sept. 2020, 03:03

Post réservé pour mise à jour progressive.


A l'attention de tous les orgas. Merci de prendre connaissance des règles sanitaires qu'il faudra appliquer et faire respecter au cours du tournoi.


Vous pouvez les télécharger en cliquant sur ce lien : Les règles sanitaires de l'Orktober Fest XIII.


.
Dernière modification par Astrabell le 21 sept. 2020, 01:08, modifié 1 fois.
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Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar Meuh » 14 sept. 2020, 12:19

Compte tenu du contexte, je vous dis juste chapeau bas les gars! :cheers: :cheers:
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NodeR

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Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar NodeR » 14 sept. 2020, 13:12

Pareil Meuh.

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Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar Astrabell » 14 sept. 2020, 23:20

Destro, dans l'ancien topic dans lequel il n'aurait pas dû poster, a écrit : J'ai un joueur, Yannick pour ceux qui connaissent, qui propose de faire des affiches de règles sanitaires. Ca nous botte ?
Ça pourrait m'intéresser. Transmets lui mes coordonnées, que je t'envoie en MP, pour que je vois ça directement avec lui.
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Astrabell

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Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar Astrabell » 14 sept. 2020, 23:56

Salut à tous.

Je viens de jeter un œil sur cette usine à flood que vous appelez le Discord Occitanie et j'ai vu que les joueurs s'inquiètent sur de sujets essentiels auxquels il nous faut répondre rapidement.

Tout d'abord, le plus important : j'ai nommé la bière ! :mrgreen: :drunken: Ce sera bière bio locale à la tireuse du même brasseur que l'an dernier et au même tarif que l'an dernier. Seule différence : pas d'écocups qui nous obligeraient à disposer d'un stock suffisant (500 au strict minimum) pour changer systématiquement ceux déjà utilisés à chaque consommation et à faire la plonge en permanence pour remettre de nouveau en circulation les écocups préalablement utilisés puis nettoyés et stérilisés.
Il n'est en effet pas envisageable de procéder à longueur de journée à des va-et-vient d'écocups réutilisés (et donc potentiellement contaminés) par leurs propriétaires entre ceux-ci et les barmen sans nettoyage et désinfection préalable. Les barmen courraient alors le risque de se contaminer avec les verres usagés, puis de transmettre le virus à d'autres clients de la buvette par la suite, via d'autres écocups qu'ils auraient à manipuler.
Etant entendu qu'il est hors de question que les barmen se désinfectent les mains et changent de gants systématiquement après CHAQUE écocup touché, ni que 2 orgas passent un weekend entier à faire la vaisselle en permanence, la seule solution qu'il me reste consiste à utiliser des gobelets jetables qui seront changés systématiquement à chaque consommation et jetés une fois utilisés.

J'ai bien conscience que ce n'est pas l'idéal pour la planète mais la sécurité de chacun est à ce prix, même si pour cela je dois m'apprêter à visiter longuement les confins de la Sibérie au cours des mois (voire années ?) qui viennent. :pale: :affraid:
:lol!:
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Meuh
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Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar Meuh » 15 sept. 2020, 00:18

Cool! La braxeenne est de retour :)

Il reste des gobelets 0,5l au club? :astrabell:
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Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar Zeus le nain » 15 sept. 2020, 08:05

Si passer un an au goulag en Sibérie est le prix a payer pour avour de la bonne bière, je t'accompagnerai Luc ... 🍺🍺

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darth-mael
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Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar darth-mael » 15 sept. 2020, 08:25

Pour info on a la salle le vendredi aprem pour l'installation.

Le reste est en cours de negoc

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Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar Meuh » 15 sept. 2020, 09:25

darth-mael a écrit : Pour info on a la salle le vendredi aprem pour l'installation.
:cheers: :cheers:
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Gunthar

Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar Gunthar » 15 sept. 2020, 16:52

Le Bar à Théo souhaite filmer des parties d’ASOIF.
Ils sont carrés et demanderont aux joueurs le droit de filmer eux mêmes.
Je leur arrangerai un petit coin pour les interviews aussi si cela convient à tous.
Si vous voulez une idée de ce qu’ils font, vous les trouverez sur YouTube.

Juste une question. Y a-t-il un accès WiFi à la salle (hormis la 4G s’entend) svp ?

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Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar Meuh » 15 sept. 2020, 17:32

Gunthar a écrit : Juste une question. Y a-t-il un accès WiFi à la salle (hormis la 4G s’entend) svp ?
Nope, mais une bonne 4G
Gunthar a écrit : Le Bar à Théo souhaite filmer des parties d’ASOIF.
Je kiffe ce nom :astrabell:
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Knurlnien

Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar Knurlnien » 16 sept. 2020, 17:34

Maël a écrit :Pour info on a la salle le vendredi aprem pour l'installation.
:cheers: :cheers:


Knur'

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uruk

Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar uruk » 16 sept. 2020, 17:43

Super je serais là pour aider, disponible à compter de 13h30.

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darth-mael
Campeón del Mundo

Campeón del Mundo

Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar darth-mael » 16 sept. 2020, 17:45

- Pour la mairie tous les documents sont transmits et on attend leur retour

- Pour la préfecture, pas besoin de faire de démarche car au dessous de 1500 personnes c'est la mairie qui gère avec eux (cf: la préfecture)

- @ Luc si tu veux les barnum , il faut voir avec silkoun (ils sont chez lui à pujaudran). on a demandé l'indtallation de 2 grands barnums

- @ Luc si besoin de ma femme en orga dis le moi vite pour que je m'organise pour les chiens stp

doud

Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar doud » 16 sept. 2020, 17:48

Je serais probablement dispo pour installer la salle, mais pas avant 16h15-30

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Gunthar

Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar Gunthar » 16 sept. 2020, 19:50

ASOIF : Deux joueurs viendront avec leurs compagnes et souhaiteraient un panier repas pour chacune le dimanche.
Je suppose que c’est possible, restera à déterminer le prix d’un repas hors jeux.

Zeus le nain

Localisation : Escalquens

Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar Zeus le nain » 17 sept. 2020, 07:58

Dispo vendredi jusqu'à 17h (reunion de la classe de ma fille a 18h)

Besoin d'aide pour les courses ou autres ....?

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Zapan

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Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar Zapan » 17 sept. 2020, 10:41

Dispo pour installer la salle, mais je ne pourrais jamais être la avant 19h (je fini le taf à 18 :/)
Dieu chaotique de la malchatte !

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Astrabell

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Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar Astrabell » 17 sept. 2020, 12:17

Salut à tous.


Gunthar a écrit : Le Bar à Théo souhaite filmer des parties d’ASOIF.
Ils sont carrés et demanderont aux joueurs le droit de filmer eux mêmes.
Je leur arrangerai un petit coin pour les interviews aussi si cela convient à tous.
Si vous voulez une idée de ce qu’ils font, vous les trouverez sur YouTube.

Juste une question. Y a-t-il un accès WiFi à la salle (hormis la 4G s’entend) svp ?
Pas de problème. Les visiteurs sont autorisés, tant qu'ils respectent les consignes de sécurité sanitaire.
Gunthar a écrit : ASOIF : Deux joueurs viendront avec leurs compagnes et souhaiteraient un panier repas pour chacune le dimanche.
Je suppose que c’est possible, restera à déterminer le prix d’un repas hors jeux.
C'est possible pour 7€ le panier repas.



uruk a écrit : Super je serais là pour aider, disponible à compter de 13h30.
Parfait. Le RV est à 15 heures à la Salle Aimé Césaire pour aller chercher le matériel à transporter à l'Espace Boris Vian.

doud a écrit : Je serais probablement dispo pour installer la salle, mais pas avant 16h15-30
C'est noté. Merci. RV directement à l'Espace Boris Vian.

Zapan a écrit : Dispo pour installer la salle, mais je ne pourrais jamais être la avant 19h (je fini le taf à 18 :/)
C'est noté. Appelle moi au moment de partir du boulot pour que je te confirme si nous avons encore besoin de main d'oeuvre.



darth-mael a écrit : - Pour la mairie tous les documents sont transmits et on attend leur retour

- Pour la préfecture, pas besoin de faire de démarche car au dessous de 1500 personnes c'est la mairie qui gère avec eux (cf: la préfecture)
Merci Monsieur Le Président ! :cool:

darth-mael a écrit : - @ Luc si tu veux les barnum , il faut voir avec silkoun (ils sont chez lui à pujaudran). on a demandé l'indtallation de 2 grands barnums
OK. Merci.

darth-mael a écrit : - @ Luc si besoin de ma femme en orga dis le moi vite pour que je m'organise pour les chiens stp
C'est pas très gentil de parler de tes coéquipiers en ces termes ! :lol!:


Je pense que nous allons pouvoir se passer de ta femme puisqu'il reste à l'orga générale Pi-ngue, Zeus, Zapan, Bière et Barth (+ moi-même). Ça devrait suffire.

.
Vice-vice Joueur le plus lent du monde. :mrgreen:

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uruk

Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar uruk » 17 sept. 2020, 12:18

Question à la con, l'accès à des visiteurs est il permis ?

Si oui, a t on étudié un cheminement pour ces personnes.

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Astrabell

Localisation : Pinsaguel

Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar Astrabell » 17 sept. 2020, 12:27

uruk a écrit : Question à la con, l'accès à des visiteurs est il permis ?
Oui. Je viens juste de le confirmer dans mon post précédent... :suspect: :mrgreen:


uruk a écrit : Si oui, a t on étudié un cheminement pour ces personnes.
Le cheminement est en cours d'étude pour tout le monde (orgas compris). ;)

.
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Txutxo

Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar Txutxo » 17 sept. 2020, 14:23

Astrabell a écrit :
Je pense que nous allons pouvoir se passer de ta femme puisqu'il reste à l'orga générale Pi-ngue, Zeus, Zapan, Bière et Barth (+ moi-même). Ça devrait suffire.

.
Comme quoi, le changement
se fait attendre...

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Knurlnien

Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar Knurlnien » 17 sept. 2020, 17:15

Dispo vers 17h-17h30 pour l'installation normalement.


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NodeR

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Re: Orkober Fest XIII_Organisation générale_Dernière ligne droite !

Messagepar NodeR » 17 sept. 2020, 17:28

Je ne pourrais pas être là pour la mise en place le vendredi aprem. Quelle est l'heure de rendez-vous pour le rangement/nettoyage le dimanche que je vois si je peux aider ?
En tout cas bravo pour l'orga. :)


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