L'Assemblée générale du club aura lieu le 15 Décembre 2023 au local.
Merci d'essayer de vous rendre disponible (ou à minima de donner à quelqu'un procuration pour votre votre SI VRAIMENT vous ne pouvez pas venir
)Compte-rend a écrit :COMPTE-RENDU ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE 2023-2024
Date et heure : le 15/12/2023 à 20h
Lieu : Salle Aimé Césaire, 4 impasse des lavandes, 31880 La Salvetat Saint Gilles
Membres présents : 37 (dont 14 par procuration)
Bilan moral (vote : 37 pour / 0 abstention / 0 contre)
L’association a été représentée dans la plupart des compétitions majeures en France et en Europe des jeux qu’elle pratique cette année. A noter que les titres suivants ont été remportés par des membres des Ork’N Azes :
• Champion du monde en équipe de Blood Bowl
• Champion de France en équipe de Kings of War
• Champion du masters France de Kings of War
Concernant le jeu Star Wars Légion pour lequel l’association a décidé d’investir l’an dernier :
• Une armée de démonstration (Empire) est peinte ;
• Une deuxième armée de démonstration (Séparatistes) est peinte à 75% ;
• Les décors pour environ 2,5 tables sont faits. Il reste encore à finaliser les décors pour 1,5 tables.
L’objectif pour 2024 est de développer le jeu dans l’association en proposant notamment des initiations.
Un investissement dans des boîtes de rangement pour les deux armées de jeux de masse fantastiques (Empire de Poussière/Rois des Tombes et Elfes Noirs/Elfes du Crépuscule) a été réalisé pour les stocker dans les placards du club. Elles étaient jusqu’à présent stockées chez Marc aka Edelrath.
Plusieurs abonnements à des sites internet/applications sont proposés par l’association :
• Mantic Companion (règles et logiciel de génération de listes pour Kings of War) utilisé par 6-8 membres ;
• Warhall (logiciel de simulation en ligne pour 9° Âge/Kings of War/Armada) utilisé 5-6 personnes ;
• Universal Battle 2 (logiciel de simulation en ligne pour 9° Âge/Kings of War) utilisé par 1 personne ;
• Table Top Tournaments = T3 (plateforme de publication des tournois) renouvelé en octobre 2023 pour 1 an.
Les abonnements au Mantic Companion et Warhall sont utilisés régulièrement par les membres. L’abonnement Universal Battle 2 n’est actuellement utilisé que par un seul membre mais son coût modique (30$/an) et le potentiel d’utilisation par d’autres membres fait conclure au bureau que son maintien est pertinent.
L’abonnement T3 (30€/an) semble cependant peu pertinent car utilisé une à deux fois par ans pour les tournois de l’association mais la communauté se tourne de plus en plus vers d’autres applications plus adaptées aux nouvelles technologies (envoi des listes via l’application, suivi du tournoi en temps réel, annonce des appariements, etc.). A ce jour, TourMa est utilisé sur Blood Bowl, New Recruit pour 9ème Âge et Mantic Companion pour Kings of War. L’association souhaite donc délaisser l’application « historique » au profit de de ces nouvelles applications plus ergonomiques.
Concernant les deux tournois réalisés cette année :
• Le Rugbowl (en avril) a bien marché et l’expérience d’un traiteur pour la nourriture a été mitigée : qualité intéressante mais quantités frugales pour 8€/pers. La conclusion est de commander 20% de repas en plus que le nombre de joueurs estimés pour augmenter les portions. L’utilisation du traiteur a cependant permis de limiter le nombre d’organisateur à 1 organisateur général et 2 organisateurs au bar.
• L’Orktober Fest s’est déroulé en co-organisation entre les différents jeux présents avec un coordinateur général en la personne de Matthieu aka Zeus. Le tournoi s’est globalement bien déroulé mais le manque d’organisateur au bar s’est fait ressentir par moments (seulement une personne les deux matins).
En conclusion, les deux évènements réalisés cette année se sont bien déroulés de manière globale mais attention au choix d’une organisation « allégée » sur pour deux raisons :
1. Il convient de garder quelques organisateurs généraux pour la coordination globale et la tenue du bar ;
2. Cela n’aide pas à souder les membres autour d’évènements fédérateurs (chacun s’occupe de son propre jeu) et donc créer de la cohésion au sein de l’association..
La conclusion est donc de limiter ce type d’organisation à un évènement par an dans la mesure du possible pour quelque chose de plus abouti et fédérateur lors de l’évènement principal (Orktober Fest).
La convention de prêt de l’Espace Boris Vian stipule qu’il est interdit de convier des entreprises à but lucratif lors des évènements. La boutique partenaire de l’association, La Sabretache, n’a donc pas pu présenter un stand comme les années précédentes. Il existe un formulaire Cerfa n°XX pour avoir l’autorisation de les faire participer. A prévoir lors des prochains évènements.
La réédition de vêtements aux couleurs de l’association n’a finalement pas été proposé sur l’année passée. Cela pourrait être le cas sur l’année à venir si cette opportunité et plébiscité par un nombre significatif de membres.
La sortie Prison Island réalisée en mai a rassemblé une quinzaine de personnes dont environ 2/3 de membres de l’association et 1/3 de leur famille. Cette sortie suivie d’un restaurant a plu et est à renouveler à l’avenir.
Bilan financier (vote : 37 pour / 0 abstention / 0 contre)
Concernant les recettes et dépenses principales de l’année écoulées, voici un résumé :
+1 200€ de cotisations (~48 adhérents)
+250€ de bénéfices du bar des deux tournois
-280€ de frais bancaires
-800€ d’investissement/frais fixes/abonnements/peinture équipe BB
Le bilan financier de l’association est donc globalement à l’équilibre sur l’exercice précédent (11/2022 au 11/2023) avec ~5 000€ sur le compte bancaire de l’association au 15/12/2023.
A noter que l’association n’a pas pu bénéficier de subvention de la mairie cette année car le nom de l’association (Ork’N Azes) n’est pas en cohérence avec celui du compte bancaire (Ork’N Roll). Le changement de nom est donc à effectuer à la banque.
Le trésorier rappelle aussi aux membres de ne pas utiliser la caisse des tournois pour régler ses transactions avec l’association (comme payer sa cotisation par exemple). Cela rend l’exercice comptable plus difficile pour bien ségréguer les différentes recettes et dépenses.
Élection bureau (vote : 37 pour / 0 abstention / 0 contre)
Président : Maël
Vice-Président : César, Silkoun, Bière
Trésorier : Galladur
Trésorier adjoint : Zeus
Secrétaire : Knurlnien
Secrétaire adjoint : Taraspoutine
Responsable jeu :
• KoW : Kutchuc
• 9° Âge : Zapan
• SWL : Meuh
• BB : Al Daz
Projets pour le futur
Le bureau souhaite renouveler les abonnements en cours à l’exception de T3 (cf. bilan moral). De plus, un abonnement Warhammer Community (~15€/mois) est envisagé à l’essai à partir de sa sortie en mars 2024 pour permettre un accès gratuit aux règles de Warhammer The Old World qui peut intéresser les membres joueurs de 9ème Âge et Kings of War. Un bilan sur la pertinence de cet abonnement ainsi que celui des autres sera tiré lors de la prochaine assemblée générale ordinaire.
Sur la lignée de l’évènement Prison Island cette année, le bureau propose d’organiser une sortie pour un match de rugby au Stade Toulousain en fin de saison. Le match Toulouse-La Rochelle est envisagé le 1er juin 2024.
Nicolas aka Bièreforever se propose de mettre en place un calendrier partagé des tournois des différents jeux. Il convient de trouver le bon support pour permettre une édition et un accès facile (bannière défilante en haut du forum ?). Ce calendrier sera alimenté par les différents responsables jeu.
L’association pourra utiliser l’espace Boris Vian a deux reprises cette année. Voici les deux manifestations envisagées :
o 20-21/04/2024 :
> Darth-mael sera organisateur général, il propose des écharpes de supporter en goodies
> Rugbowl de Blood Bowl (orga jeu = Silkoun)
> 9ème Âge (orga jeu = Edelrath)
o 26-27/10/2024 :
> Knurlnien sera organisateur général
> Clash of Teams (Inter-région) Kings of War (orga jeu =Kutchuc)
> Star Wars Légion (orga jeu = César ou Julien)
Le bureau propose d’allouer un budget de 500€ pour la création d’un nouveau logo de l’association par un graphiste professionnel. Ce budget est accepté à 34 voix pour, 1 vote blanc et 2 votes contre.
Le président rappelle l’importance pour l’association d’être présente au forum des associations début septembre pour montrer l’implication des Ork’N Azes auprès de la mairie. En conséquence, il demande aux membres disponibles de se motiver pour représenter l’association sur le stand lors de cette journée (au moins 2 personnes en continu dessus et tous les jeux pratiqués représentés si possible).
Frédéric aka Zapan suggère d’organiser des journées peinture dans la salle Aimé Césaire pour partager des techniques et un moment convivial. Le bureau propose de payer la nourriture aux membres présents à cette occasion mais pas le matériel qui est propre à chacun.
Certains membres souhaitent l’investissement de l’association dans un à deux vidéoprojecteurs pour afficher les rondes lors des tournois. Thierry aka Prof indique qu’il devrait pouvoir récupérer des exemplaires destinés à la poubelle à son travail en raison de rénovations.
La séance est levée à 21h, une fois l’ordre du jour épuisé.
